POLÍTICA DE PRIVACIDADE DE DADOS PESSOAIS
INSTITUTO HIPPOCAMPUS DE PSICOLOGIA
O Instituto Hippocampus de Psicologia, por seus processos de negócio, entende, respeita e protege a Privacidade e os Dados Pessoais, sejam dados de seus Clientes, Colaboradores, Fornecedores, Prestadores de Serviços, Terceiros ou de outras Partes Relacionadas, independente do formato e meio (documentos físicos e documentos digitais) de Tratamento.
1. OBJETIVO
Nesse contexto, a presente Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais tem como objetivo indicar de forma clara as diretrizes e principais regras para o
Tratamento de Dados Pessoais pelo Instituto Hippocampus de Psicologia, nos termos da Lei 13.709/18 e demais legislações aplicáveis.
2. DEFINIÇÕES
Os termos e expressões a seguir, quando lidos neste documento, deverão ter os significados definidos abaixo:
“Anonimização” significa utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento para impossibilitar a associação de um dado pessoal ao seu titular.
“Clientes” significa candidatos, pacientes e/ou pessoas físicas que utilizam os serviços prestados pelo Instituto Hippocampus de Psicologia;
“Colaboradores Hippocampus” todos os colaboradores do Instituto Hippocampus de Psicologia, incluindo: sócios, empregados, diretores, estagiários, aprendizes e qualquer outra pessoa que possua vínculo direto com a empresa.
“Consentimento” significa manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o Titular de Dados concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada.
“Controlador” significa pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.
“Dado Pessoal” significa informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável.
“Dado Pessoal Sensível”, para os fins desta Política, significa dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação
a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, dados de ordem
criminal, quando vinculado a uma pessoa natural, bem como outros dados específicos considerados sensíveis mediante as leis e regulamentos próprios.
“Descarte” significa a exclusão ou a eliminação de um dado pessoal ou de um conjunto de Dados Pessoais armazenados em um banco de dados físico ou digital,
independente do meio empregado.
“Empresas Clientes” significa representantes e colaboradores de pessoas jurídicas que utilizam os serviços prestados pelo Instituto Hippocampus de Psicologia;
“Encarregado de Dados” ou “DPO” significa pessoa indicada pelo Instituto Hippocampus de Psicologia (Controladora de Dados) para atuar como canal de comunicação com os titulares dos dados e com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
“Guarda” significa a ação de arquivamento e armazenamento de Dados Pessoais, em meio físico ou digital, para a utilização necessária ao cumprimento da finalidade para o qual do dado foi coletado.
“Instituto Hippocampus de Psicologia” significa HIPPOCAMPUS PSICOLOGIA LTDA., pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ/MF sob o nº 07.995.302/0001-96, com sede à Rua Carneiro da Cunha, nº 167, CJ 127, Vila da Saúde, em São Paulo – SP, CEP 04144-000.
“LGPD” significa Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709 de 14 de agosto de 2018.
“Operador de Dados” significa pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de Dados Pessoais em nome do Controlador.
“Política de Privacidade de Dados Pessoais” significa a Política de Privacidade de Dados Pessoais adotada pelo Instituto Hippocampus de Psicologia.
“Terceiros” significa representantes, subcontratados e/ou colaboradores de prestadores de serviços e/ou fornecedores do Instituto Hippocampus de Psicologia.
“Titular de Dados” significa a pessoa natural a quem se referem os Dados Pessoais que são objeto de tratamento.
“Tratamento de Dados” ou “Tratamento” significa toda operação de tratamento de Dados Pessoais realizada no Brasil, ou apenas com dados coletados no Brasil, como as que se referem a: coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento,
armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração de Dados Pessoais.
“Usuários” significa pessoas que acessam as Plataformas do Instituto Hippocampus de Psicologia, Clientes ou não.
“Plataforma” significa o site e redes sociais pertencentes ao Instituto Hippocampus de Psicologia.
3. APLICAÇÃO DA POLÍTICA
A presente Política se aplica ao Tratamento de Dados Pessoais coletados e tratados no Brasil.
Esta Política é aplicável ao Instituto Hippocampus de Psicologia, bem como a todos os Colaboradores, Clientes, Parceiros e Terceiros do Instituto Hippocampus de Psicologia e/ou a qualquer pessoa física ou jurídica que venha desempenhar o papel de Titular, Co-Controlador e/ou Operador de Dados Pessoais, onde o Instituto Hippocampus de Psicologia tenha o papel de Controlador e/ou Operador.
Sempre que necessário, poderão ser editadas normas corporativas complementares internas ou públicas para assessorar o bom cumprimento das regras de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais pelo Instituto Hippocampus de Psicologia.
4. FORMA DE COLETA
A coleta de Dados Pessoais pelo Instituto Hippocampus de Psicologia pode se dar de diversas maneiras, de forma direta ou indireta, por exemplo, mas não exclusivamente, por meio de:
(i) Plataformas do Instituto Hippocampus de Psicologia;
(ii) Plataformas de Terceiros;
(iii) Plataformas de Recrutamento e Seleção;
(iv) E-mail;
(v) Correspondência física;
(vi) Entrega pessoal nas dependências do Instituto Hippocampus de
Psicologia;
(vii) Redes Sociais;
(viii) Aplicativos de comunicação;
(ix) Ligações; e
(x) Fontes Públicas.
5. CLASSIFICAÇÃO DOS DADOS PESSOAIS
Os Dados Pessoais, incluindo Dados Pessoais Sensíveis, são coletados de acordo com a finalidade específica para cada tratamento, sendo obtidos de forma justa e
legal e, sempre que necessário, com o consentimento expresso do Titular. Em todas as operações, o Instituto Hippocampus de Psicologia busca preservar a adequação, a necessidade e a proporcionalidade dos Dados à finalidade.
Os Dados Pessoais e Dados Pessoais Sensíveis coletados e tratados pelo Instituto Hippocampus de Psicologia, bem como suas finalidades, estão descritos em cada formulário de cadastro disponível nas Plataformas, nos instrumentos contratuais, nos textos informativos e demais documentos utilizados, tratados de forma transparente, nos termos desta Política.
Os dados de menores de 18 (dezoito) anos de idade serão tratados pelo Instituto Hippocampus de Psicologia, apenas em situações excepcionais, sempre precedidos de consentimento expresso pelo responsável legal, nos termos da LGPD.
6. FINALIDADES DE TRATAMENTO
Os Dados Pessoais de Colaboradores (e, se aplicável, seus dependentes), Clientes, Usuários e Terceiros poderão ser tratados para as seguintes finalidades:
(i) Cumprimento de obrigações legais ou regulatórias e/ou exercício de direitos em demandas judiciais, administrativas ou arbitrais;
(ii) Registros e declarações relacionados às obrigações contábeis, fiscais e previdenciárias;
(iii) Obtenção de Certificações ao Instituto Hippocampus de Psicologia;
(iv) Elaboração de propostas e orçamentos para Empresas Clientes;
(v) Realização de entrevistas e/ou reuniões com Empresas Clientes;
(vi) Realização e mapeamento de acessibilidade, censo de diversidade e treinamentos de capacitação para os Colaboradores das Empresas Clientes;
(vii) Faturamento e emissão de nota fiscal à Empresa Cliente;
(viii) Processo de Seleção, incluindo entrevistas, testes presenciais e/ou online e cadastro nos sistemas das Empresas Clientes;
(ix) Manutenção do banco de talentos;
(x) Realização de atendimento e acompanhamento clínico;
(xi) Recrutamento e seleção de profissionais, para compor o quadro de Colaboradores do Instituto Hippocampus de Psicologia, bem como a formalização de seu contrato de trabalho e obrigações e ações dele decorrentes, incluindo, mas não se limitando a, contratação de benefícios, ações de integração, cadastro nas plataformas e o cumprimento de obrigações legais;
(xii) Ações promocionais, publicitárias e de sensibilização por meio de ações internas, eventos, divulgação, promoções e/ou sorteios nas redes sociais;
(xiii) Realização de treinamentos, capacitação, certificação e recolocação no mercado de trabalho de Clientes;
(xiv) Formalização da contratação do Cliente com a Empresa Cliente;
(xv) Proteção de segurança física e patrimonial de todos que acessem os espaços físicos do Instituto
Hippocampus de Psicologia; e,
(xvi) Proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro.
Outras finalidades poderão surgir durante o desenvolvimento das atividades do Instituto Hippocampus de Psicologia, mas em qualquer caso o Titular será informado dos detalhes do Tratamento no momento da coleta de seus dados e esta Política poderá ser alterada a qualquer tempo. Para além dessas situações, poderão também ser utilizados Dados Anonimizados (de maneira que não seja possível identificar os Titulares).
Para o cumprimento das finalidades de Tratamento, o Instituto Hippocampus de Psicologia poderá compartilhar os Dados Pessoais com Terceiros e tratar Dados Pessoais recebidos de outros Terceiros, se assim a legislação o permitir.
7. HIPÓTESES LEGAIS DE TRATAMENTO
A depender dos Dados Pessoais tratados pelo Instituto Hippocampus de Psicologia e suas respectivas finalidades, o Tratamento poderá estar autorizado por uma das seguintes bases legais: (i) obrigação legal ou regulatória; (ii) obrigação contratual ou procedimentos pré-contratuais que envolvam o Titular; e, (iii) legítimo interesse do Instituto Hippocampus de Psicologia.
A depender dos Dados Pessoais Sensíveis tratados pelo Instituto Hippocampus de Psicologia e suas respectivas finalidades, o Tratamento poderá estar autorizado por uma das seguintes bases legais: (i) consentimento do Titular; (ii) obrigação legal ou regulatória; e, (iii) exercício regular do direito pelo Instituto Hippocampus
de Psicologia, em contratos, processos judiciais, administrativos e arbitrais.
Sempre que possível, as bases legais serão informadas no momento da coleta dos Dados Pessoais.
8. TEMPO DE GUARDA DOS DADOS PESSOAIS
Como regra geral, a guarda dos Dados Pessoais é autorizada pelos prazos legais determinados nas legislações gerais, como:
Nos casos de não existir legislação específica, os Dados Pessoais serão armazenados até o cumprimento da finalidade pelo qual foram coletados e, se mantidos por mais tempo, será informado ao Cliente.
Além disso, é autorizada a conservação para as seguintes finalidades:
(i) cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo Instituto Hippocampus de Psicologia;
(ii) transferência a terceiro, desde que respeitados os requisitos de tratamento de Dados Pessoais dispostos na Lei Geral de Proteção de Dados;
(iii) para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, esse último nos termos da Lei nº 9.307, de 23 de setembro de 1996 (Lei de
Arbitragem); ou,
(iv) uso exclusivo do Instituto Hippocampus de Psicologia, vedado seu acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.
Todo pedido ou criação de regra de Descarte deverá ser submetida à apreciação do Encarregado de Dados, a quem caberá a análise sobre a sua pertinência nos termos aqui previstos.
O Cliente terá acesso aos seus Dados Pessoais e o respectivo prazo, quando solicitado e permitido pela legislação específica.
9. DIREITOS DOS TITULARES
Os Titulares, sempre que possível, devem receber informações sobre o Tratamento de seus Dados Pessoais no momento da sua coleta, incluindo: os Dados Pessoais coletados, as finalidades e o tratamento.
Os Titulares poderão exercer os seus direitos de confirmação de existência de Tratamento, acesso aos dados, correção de dados incompletos ou desatualizados; anonimização, bloqueio ou exclusão e revogação do consentimento pelo endereço de e-mail ao final dessa Política.
O Instituto Hippocampus de Psicologia implementará procedimentos para garantir respostas aos Titulares nos prazos legalmente estabelecidos.
O Instituto Hippocampus de Psicologia reserva, nos termos da LGPD, o direito de avaliar os pedidos feitos pelos Titulares e atendê-los quando tecnicamente viável e efetivamente exigido por lei. De qualquer modo, a resposta da avaliação será informada ao Titular.
O Titular deve estar ciente de que o exercício de alguns de seus direitos poderá impedir a continuidade da sua relação com o Instituto Hippocampus de Psicologia, impactando na impossibilidade de fornecimento de seus serviços.
10. OBRIGAÇÕES DOS TITULARES
O Titular é responsável pela veracidade, exatidão e confirmação dos Dados Pessoais por ele informados no momento da coleta, seja nas Plataformas, seja por outro meio.
Recomenda-se fortemente que o Titular não compartilhe com terceiros, incluindo familiares e amigos, logins, senhas ou qualquer tipo de credencial, de modo que o Instituto Hippocampus de Psicologia não se responsabilizará por eventuais violações à Privacidade e à Proteção dos Dados Pessoais do Titular em tais casos.
O Titular é responsável por adotar em seus dispositivos utilizados para acesso às Plataformas do Instituto Hippocampus de Psicologia, todas as medidas de segurança necessárias, de modo que o Instituto Hippocampus de Psicologia não se responsabilizará por eventuais violações à Privacidade e à Proteção de Dados Pessoais do Titular se decorrentes da falta de diligência do Titular.
11. BRIGAÇÕES DOS TERCEIROS RELACIONADOS
O Instituto Hippocampus de Psicologia sempre buscará Terceiros relacionados comprometidos com a Privacidade e Proteção de Dados Pessoais.
Os Terceiros relacionados, considerados como Operadores de Dados Pessoais do Instituto Hippocampus de Psicologia devem obrigatoriamente estar em conformidade com a Política de Privacidade do Instituto Hippocampus de Psicologia, com a legislação pertinente e com as orientações específicas encaminhadas pelo Instituto Hippocampus de Psicologia, quando aplicável. Em caso de não conformidade com uma ou outra, o Instituto Hippocampus de Psicologia se reserva no direito de cancelamento contratual imediato, sem ônus ao Instituto Hippocampus de Psicologia, assim como aplicar as devidas sanções legais e contratuais
relacionadas.
O Instituto Hippocampus de Psicologia também exige conformidade com a Política de Privacidade do Instituto Hippocampus de Psicologia, com a legislação pertinente e com as orientações específicas encaminhadas pelo Instituto Hippocampus de Psicologia, quando aplicável, aos Terceiros relacionados que se posicionam como Co-Controladores.
Os Terceiros relacionados, sendo Operadores ou Co-Controladores, não poderão divulgar os Dados Pessoais recebidos e/ou coletados em nome do Instituto Hippocampus de Psicologia, a qualquer terceiro, tampouco utilizá-los para qualquer outra finalidade que não seja diretamente relacionada ao estrito cumprimento do objeto da relação existente, conforme as orientações do Instituto Hippocampus de Psicologia, salvo por obrigação legal ou autorização expressa.
O Instituto Hippocampus de Psicologia também exige dos Terceiros relacionados medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger a segurança e a
confidencialidade dos Dados Pessoais.
O Instituto Hippocampus de Psicologia se reserva no direito de verificar se os Terceiros relacionados seguem os processos, instruções operacionais e procedimentos
definidos pelo próprio Instituto Hippocampus de Psicologia, por meio de auditorias ordinárias ou extraordinárias.
12. MEDIDAS DE SEGURANÇA ADOTADAS
Ressalvada a proteção a sua propriedade intelectual, incluindo segredos de negócio e propriedade industrial, o Instituto Hippocampus de Psicologia informa que adota os controles e procedimentos organizacionais e técnicos para garantir a segurança dos Dados Pessoais sob seu Tratamento, com o objetivo de evitar acesso ou divulgação não autorizados, estes que potencialmente poderiam resultar em alteração, destruição acidental ou ilegal, perda dos dados e demais formas ilegais de Tratamento.
Considerando as obrigações legais e as boas práticas de mercado, as medidas de segurança são adotadas para garantir um nível de segurança apropriado aos riscos representados pelo Tratamento e natureza dos Dados Pessoais a serem protegidos.
13. COOPERAÇÃO COMA ANPD
O Instituto Hippocampus de Psicologia cooperará com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD em qualquer questão relacionada à Proteção de Dados Pessoais, dentro dos limites previstos na LGPD e sem renunciar a qualquer direto de defesa e de recursos que lhe for garantido.
O DPO deve atuar como o coordenador primário entre o Instituto Hippocampus de Psicologia e a ANPD, tendo como suporte os Colaboradores e/ou Prestadores de Serviços e/ou Fornecedores, potencialmente envolvidos no Tratamento ou procedimento questionado.
14. CANAL DE COMUNICAÇÃO
O Instituto Hippocampus de Psicologia disponibiliza aos Titulares, Operadores e qualquer outra pessoa (física ou jurídica) de forma gratuita, canal de comunicação e
atendimento exclusivo para questões relacionadas à Privacidade e Proteção de Dados Pessoais.
Todas as questões relacionadas ao tema Privacidade e Proteção de Dados Pessoais deverão ser direcionadas ao DPO, por meio do e-mail de comunicação oficial:
Encarregado de Dados: informar o nome do Encarregado de Dados
E-mail: informar o e-mail de contato com o Encarregado de Dados
A presente Política poderá ser atualizada a qualquer momento, sem aviso prévio.