Lei de Cotas na prática: como calcular a cota e quais são as obrigações da empresa

Quem cuida de Recursos Humanos costuma saber de cor os percentuais da Lei de Cotas. As dúvidas aparecem na hora da conta: a base é a empresa inteira ou cada unidade? O aprendiz entra? E o que mais a fiscalização verifica além do número de contratados?

Este artigo explica como calcular a cota, quem conta para o preenchimento e quais são as obrigações que compõem o cumprimento da Lei de Cotas, com base na lei e na instrução normativa que orienta a fiscalização do trabalho. No fim, há respostas para as dúvidas mais comuns.

O que é a Lei de Cotas?

Lei de Cotas é o nome pelo qual ficou conhecido o art. 93 da Lei nº 8.213/1991. Ele obriga a empresa com 100 ou mais empregados a preencher uma parte dos seus cargos com pessoas com deficiência habilitadas ou com beneficiários reabilitados da Previdência Social.

O Decreto nº 3.298/1999 esclarece o que é estar habilitado. Além de quem concluiu curso ou processo de habilitação ou reabilitação profissional, considera-se habilitada a pessoa que, sem ter passado por esse processo, esteja capacitada para o exercício da função (art. 36, §§ 2º e 3º).

Quais empresas precisam cumprir a Lei de Cotas e qual é o percentual?

Toda empresa com 100 ou mais empregados. O percentual cresce com o tamanho do quadro.

O percentual da faixa incide sobre o total de empregados, e não apenas sobre o que excede a faixa anterior.

Como calcular a cota de pessoas com deficiência?

Em três passos, conforme o art. 86 da Instrução Normativa MTP nº 2/2021, que orienta a fiscalização do trabalho.

1. Some os empregados de todos os estabelecimentos. Para aferir o percentual, considera-se o número de empregados da totalidade dos estabelecimentos da empresa: matriz e filiais, em qualquer estado.

2. Ajuste a base de cálculo. Entram na base os empregados com deficiência ou reabilitados e os empregados com contrato de trabalho intermitente. Ficam fora da base os aprendizes contratados diretamente pela empresa, com e sem deficiência, e os aposentados por invalidez.

3. Aplique o percentual da faixa. O resultado é o número mínimo de cargos a preencher.

Os exemplos abaixo são ilustrativos.

Quando a conta resulta em número fracionado, como no segundo exemplo, nem a lei nem a instrução normativa em vigor trazem regra expressa de arredondamento. Arredondar para cima é o que mantém a empresa dentro do percentual mínimo.

O quadro de empregados muda ao longo do ano. Vale refazer a conta a cada variação relevante, sobretudo perto das mudanças de faixa.

Quem conta para o preenchimento da cota?

Contam os empregados contratados diretamente pela empresa que sejam pessoas com deficiência ou beneficiários reabilitados da Previdência Social.

A caracterização da deficiência segue o Decreto nº 3.298/1999, observada a Convenção Internacional sobre os Direitos da Pessoa com Deficiência (art. 88 da instrução normativa). Leis posteriores ampliaram o enquadramento:

• a pessoa com transtorno do espectro autista é considerada pessoa com deficiência para todos os efeitos legais (Lei nº 12.764/2012).

• a visão monocular é classificada como deficiência sensorial, do tipo visual (Lei nº 14.126/2021).

• a deficiência auditiva abrange a limitação unilateral total e a bilateral parcial ou total (Lei nº 14.768/2023).

Não são computados para o preenchimento da cota, mesmo que tenham deficiência ou sejam reabilitados (art. 86, § 4º):

• os aprendizes.

• os aposentados por invalidez.

• os empregados com contrato de trabalho intermitente.

Os critérios de cada tipo de deficiência estão no material gratuito Quais deficiências são contempladas na Lei de Cotas?.

Que documentos comprovam o enquadramento?

Para a pessoa com deficiência, o laudo. Para o reabilitado, o Certificado de Reabilitação Profissional emitido pelo Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

O laudo deve ser elaborado por profissional de saúde de nível superior, preferencialmente habilitado na área da deficiência ou em saúde do trabalho, e conter no mínimo (art. 89):

• identificação do trabalhador.

• referência expressa ao enquadramento nos critérios da legislação.

• identificação do tipo de deficiência.

• descrição detalhada das alterações físicas, sensoriais, intelectuais e mentais e das interferências funcionais delas decorrentes.

• data, identificação, número de inscrição no conselho profissional e assinatura do profissional de saúde.

• concordância do trabalhador com a divulgação do laudo à Auditoria-Fiscal do Trabalho e ciência do seu enquadramento na reserva legal.

Nas deficiências auditiva, visual, intelectual ou mental, a norma exige também, respectivamente, audiometria, exame oftalmológico e avaliação intelectual ou mental especializada.

Um ponto de atenção: não há enquadramento pelo diagnóstico isolado. O que decide é a funcionalidade descrita no laudo.

Quais são as obrigações da empresa além do número?

A fiscalização não verifica só o percentual. A tabela reúne o que a lei e a instrução normativa colocam sob responsabilidade da empresa.

A Lei Brasileira de Inclusão (LBI) vale para empresas de qualquer porte: todas as pessoas jurídicas são obrigadas a garantir ambientes de trabalho acessíveis e inclusivos (art. 34, § 1º).

O que acontece se a empresa não cumprir a cota?

A empresa fica sujeita a auto de infração e a multa. A multa está prevista no art. 133 da Lei nº 8.213/1991, e os valores são reajustados nas mesmas épocas e com os mesmos índices dos benefícios da Previdência Social (art. 134).

A conta da multa está na Portaria MTP nº 667/2021 (art. 84): o número de pessoas com deficiência ou reabilitados que deixaram de ser contratados é multiplicado pelo valor mínimo legal, com um acréscimo que varia conforme o porte da empresa.

Em 2026, o valor mínimo é de R$ 3.499,80 e o máximo, de R$ 349.978,53 (Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026, art. 8º, III). O valor final da multa não pode ultrapassar esse máximo (art. 84, § 2º, da Portaria MTP nº 667/2021).

Um exemplo ilustrativo: uma empresa com base de cálculo de 1.500 empregados deve preencher 75 cargos (5%). Se tem 33 profissionais com deficiência ou reabilitados, faltam 42. Com o acréscimo mínimo da faixa, de 40%, cada pessoa não contratada custa R$ 4.899,72 (R$ 3.499,80 + 40%), e a multa chega a R$ 205.788,24. Com o acréscimo máximo, de 50%, chega a R$ 220.487,40.

A fiscalização compete à unidade da inspeção do trabalho do local da matriz e abrange todos os estabelecimentos, inclusive os situados em outros estados (art. 84 da instrução normativa). No auto de infração, o auditor-fiscal registra quantas pessoas deixaram de ser contratadas e o número de empregados que serviu de base para o cálculo (art. 95).

Quando há motivos relevantes que impossibilitam ou dificultam o cumprimento, a norma prevê um procedimento especial, que pode resultar em termo de compromisso com metas e cronograma para o preenchimento gradativo da reserva legal (arts. 97 e 98). O termo inclui, entre outras obrigações, a identificação de barreiras, a promoção da acessibilidade e a qualificação profissional.

Como passar do cálculo ao cumprimento?

O número é o começo. Seis passos ajudam a transformar a conta em rotina.

1. Calcular a base e a meta. Somar os empregados de todos os estabelecimentos, ajustar a base e aplicar o percentual da faixa.

2. Conferir laudos e registros. Verificar se cada laudo atende aos requisitos mínimos e se as informações nos sistemas oficiais estão corretas.

3. Mapear funções e barreiras. Identificar as funções disponíveis, as competências reais de cada uma e as adaptações necessárias nos postos de trabalho.

4. Planejar as contratações ao longo do ano. Distribuir as vagas pelos setores e estabelecimentos, em vez de concentrá-las em uma área ou em um período.

5. Preparar lideranças e equipes. A permanência depende de quem recebe o profissional.

6. Acompanhar a permanência. Cada desligamento exige substituição prévia e reabre o processo.

“Inclusão feita por psicólogos, não por planilha de cota.”

Instituto Hippocampus de Psicologia

Perguntas frequentes

Empresa com menos de 100 empregados precisa cumprir a Lei de Cotas?

Não. A reserva de cargos do art. 93 da Lei nº 8.213/1991 vale para a empresa com 100 ou mais empregados. A obrigação de garantir ambiente de trabalho acessível e inclusivo, prevista na LBI, vale para todas.

A cota é calculada por filial ou pela empresa toda?

Pela empresa toda. Considera-se o número de empregados da totalidade dos estabelecimentos (art. 86, § 1º, da Instrução Normativa MTP nº 2/2021).

O aprendiz com deficiência conta para a cota?

Não. A Lei nº 8.213/1991 considera somente a contratação direta e exclui o aprendiz com deficiência (art. 93, § 3º). Os aprendizes também ficam fora da base de cálculo.

O empregado com contrato intermitente conta?

Ele entra na base de cálculo, mas não é computado para o preenchimento da cota (art. 86, §§ 2º e 4º, da instrução normativa).

O beneficiário reabilitado da Previdência Social conta?

Sim. A comprovação é feita com o Certificado de Reabilitação Profissional emitido pelo INSS (art. 90).

Quem pode assinar o laudo?

Um profissional de saúde de nível superior, preferencialmente habilitado na área da deficiência relacionada ou em saúde do trabalho (art. 89).

A empresa pode concentrar os profissionais com deficiência em um único setor?

A instrução normativa orienta o contrário. A fiscalização verifica se os empregados com deficiência ou reabilitados estão distribuídos pelos diversos cargos, funções, setores e estabelecimentos, preferencialmente de forma proporcional (art. 92, II).

Qual é o valor da multa por não cumprir a Lei de Cotas?

Em 2026, a multa parte de R$ 3.499,80 por pessoa que deixou de ser contratada, com acréscimo de 0% a 50% conforme o porte da empresa, e não pode passar de R$ 349.978,53 (Portaria MTP nº 667/2021, art. 84, e Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026).

Como o Instituto Hippocampus pode apoiar

O Instituto Hippocampus de Psicologia atua desde 2006 na inclusão profissional de pessoas com deficiência. Apoia empresas com recrutamento e seleção de profissionais com deficiência, treinamento e capacitação de equipes e lideranças e consultoria em RH e cultura.

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Para aprofundar: Programa de Capacitação e Fomento à Aprendizagem para PcD: como transformar a cota em estratégia de desenvolvimento de talentos e Quais deficiências são contempladas na Lei de Cotas?.

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Fontes

• Lei nº 8.213, de 24 de julho de 1991, arts. 93, 133 e 134.

• Ministério do Trabalho e Previdência. Instrução Normativa MTP nº 2, de 8 de novembro de 2021, arts. 83 a 98.

• Ministério do Trabalho e Previdência. Portaria MTP nº 667, de 8 de novembro de 2021, art. 84.

• Portaria Interministerial MPS/MF nº 13, de 9 de janeiro de 2026, art. 8º, III.

• Lei nº 13.146, de 6 de julho de 2015, Lei Brasileira de Inclusão da Pessoa com Deficiência: arts. 34 e 37.

• Decreto nº 3.298, de 20 de dezembro de 1999, arts. 4º e 36.

• Lei nº 12.764, de 27 de dezembro de 2012, art. 1º, § 2º.

• Lei nº 14.126, de 22 de março de 2021, art. 1º.

• Lei nº 14.768, de 22 de dezembro de 2023, art. 1º.

• Instituto Hippocampus de Psicologia. Quais deficiências são contempladas na Lei de Cotas?.